Ihr erster einsatzbereiter Zeitplan

Diese Anleitung richtet sich an Schedules-Administratoren. Bitten Sie einen Kollegen mit Microsoft-365-Konto, Zugriff und Benachrichtigungen mit Ihnen zu testen.

1. Den Zeitplan abstimmen

Öffnen Sie den globalen Zeitplan oder richten Sie eine eigene Kanal-/Chat-Registerkarte gemäß Erste Schritte ein. Ihr Kollege muss denselben Zeitplan öffnen. Treffen Sie diese Entscheidung, bevor Sie echte Daten erfassen.

2. Personen für die Planung hinzufügen

Öffnen Sie Team in der Seitenleiste, wählen Sie sich selbst und Ihren Kollegen im Verzeichnis aus und klicken Sie auf Hinzufügen. Bereits hinzugefügte Personen erscheinen nicht als neue Kandidaten. Prüfen Sie die Liste, bevor Sie sie manuell erneut anlegen. Bei fehlenden Lizenzplätzen hilft Team-Verwaltung.

3. Zugriff erteilen

Öffnen Sie Berechtigungen und wählen Sie Leser für Lesezugriff oder Selbst-Editor, damit Ihr Kollege eigene Termine verwalten kann. Admin ist für die Verwaltung des Zeitplans gedacht. Bitten Sie Ihren Kollegen, den Zeitplan erneut zu öffnen und den Zugriff zu prüfen.

hinweis

Teammitgliedschaft bestimmt, wem Sie Termine zuweisen können. Berechtigungen bestimmen, wer die App nutzen darf. Dies sind getrennte Schritte.

4. Projekt und Termin erstellen

1. Öffnen Sie Projekte und erstellen Sie ein Projekt mit erkennbarem Namen und einer Farbe.
2. Wechseln Sie zu Kalender und wählen Sie ein freies Zeitfenster in der Zeile Ihres Kollegen.
3. Öffnen Sie den Termineditor, geben Sie einen Testtitel sowie Beginn und Ende ein und weisen Sie den Kollegen zu.
4. Wählen Sie das Projekt aus und speichern Sie.
5. Lassen Sie Ihren Kollegen den Termin prüfen. Mit der Rolle Selbst-Editor kann er seinen eigenen Termin bearbeiten.

Termine verwalten beschreibt Serientermine sowie Verschieben und Größenänderungen.

5. Benachrichtigungen prüfen

Prüfen Sie unter Einstellungen den Schalter für Teams-Benachrichtigungen. Aktivieren Sie bei Bedarf E-Mails zu Terminzuweisungen. Ihr Kollege sollte diese auch unter Meine Einstellungen aktivieren. Ändern Sie den Testtermin als Administrator: Für eigene Änderungen an eigenen Terminen erhalten Sie keine Benachrichtigung. E-Mails können gebündelt werden und verzögert eintreffen. Wenn nichts ankommt, lesen Sie Benachrichtigungen.

6. Anzeige einrichten

Wählen Sie Arbeitszeiten und Datums-/Zeitformat unter Einstellungen. Jeder Benutzer kann unter Meine Einstellungen seine Zeitzone und unter Ansicht die sichtbaren Gruppen wählen. Persönliche Anzeigeoptionen ändern keine Zugriffsrechte.

Löschen Sie anschließend den Testtermin und beginnen Sie mit der eigentlichen Planung.